Minit Mesyuarat Pelaksana PPDa - Bilangan 2

               SPSK PK 07/3

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN BUKIT INDAH

MINIT MESYUARAT PELAKSANA PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH (PPDa) BIL. 2/2013

Tarikh                          : 9 JULAI 2013

Masa                           : 2.15 – 3.30 PETANG

Tempat                        : BILIK WAWASAN

Pengerusi                    : PN. NORLILAH BINTI ISMAIL

Kehadiran(Bilangan)   : 78/78

1	NORLILAH BINTI ISMAIL
2	KAMARUDIN BIN MD NOOR
3	ZAINON BINTI MD ALI
4	NOORALIZAN BINTI IDRUS @ IDROS
5	ABDUL MANAF BIN MIRBAS KHAN
6	AHMAD TIZAMUDEN BIN SHAFIE
7	ANISAH BINTI MUHAMAD
8	CHE SUFFIAN BIN CHE AB RAHMAN
9	HASLINAH BINTI AHMAD
10	INGRID SARINA RUEH
11	JAMALIAH BINTI AB AZIZ
12	JAYASELAN A/L GOVINDASAMY
13	KHAIRIAH BINTI ABDUL HADI
14	LEW AI WEI @ LEOW AI WEI
15	MAZNIAIDA BINTI AMIR
16	MOHAMAD JAIS BIN HJ MOHAMAD NOOR
17	MOHD HAIRIL NIZAM BIN BASRI
18	MOHD ZULKHAIRI BIN MOHD NADZRI
19	MOHD HAIRY BIN MAT USOP
20	MOHD NAZREE BIN CHE MAN
21	NAN AINI BINTI MOHAMAD TAHIR
22	NAZAIRO BINTI MAMAT
23	NAZIHAH BINTI HJ SHAFIE
24	NIK RAHIMAH BINTI NIK MOHAMED
25	NOOR HASINAL BINTI MOHD ALI
26	NORAINI BT AHMAD
27	NORIANA BINTI MOHD NOR
28	NORLIA BINTI AHMAD
29	NORLIHAN BTE SALIM
30	NURFADHILAH BINTI AHMAD FADLI
31	NURHAZWANI BINTI ZAIDI
32	NURRUL AMANI BINTI SARKAWI
33	NURUL HANIZA BINTI AWALLUDIN
34	NURSUHANI BINTI AHMAD
35	NURZARINA BINTI IBRAHIM
36	RADZIAH BINTI OYAB
37	RAFIDAH BINTI A. MAJID
38	RATHA A/P SUBRAMANIAM
39	ROSHITA BINTI SULAIMAN
40	ROSMEIRA BINTI MOHAMAD @ ALI
41	SARASWATHY A/P M.SELVARAJ
42	SITI WAHIDA BINTI MUKHETA
43	SUAIBAH BINTI MUHAMMAD
44	SURIANARAYANAN A/L GAVARASU
45	TEE LIAN HONG
46	THARWAT BINTI MUHAMMAD
47	TENGKU NOR AZLINI BT TENGKU MUHAMMAD
48	WAN HASNIDA BINTI ABDULLAH
49	ZAINON BINTI MD ALI
50	ZAMRI BIN MD ZAIN
51	ZANZURI BIN MOHAMAD
52	ZARINA BINTI JUPRI
53	ZARINAH BINTI AB RAHMAN
54	ZAWIAH BINTI AWANG @ ISMAIL
55	ZURAIDAH BINTI MAIDIN
56	EMA ROZAINI BINTI SUKIM
57	MUNIRAH BINTI ABDUL RAHMAN
58	NOR HAFIZAH BINTI SALEHUDDIN
59	NORHANI BINTI ABD RAHMAN
60	NORLIZAWATI BINTI MUSTAFA
61	ZAIDAH NOR BINTI AHMAD
62	ZURAIDA BINTI ABD NOH
63	ZAINON BT KHALID
64	AZURA BT ABDUL RAOF
65	FAUZIAH BINTI MAHMOOD
66	MAZURA BT MAKHTAR
67	NURSYAHADAH BINTI ROSLAN
68	NURUL EZZAH BINTI HAMZAH
69	NURUL NADIAH BINTI RAMLY
70	ROHAYA BINTI NIK MUSTOPAR
71	SUHAIMI BIN SAPIEE@HAMDAN
72	SULLIZA BT MOHAMMAD
73	UMI KALTHUM BINTI JIMANGIN
74	MOHD JAMIL HAFIZ BIN MD YUSOFF
75	MUHD HAZROMIE BIN ZULLKIFLI
76	NOR EMALINA BINTI ABDUL RAZAK
77	NORKHALIDATUL ASREEN BINTI KHALID
78	YON FARHAH BT JAMALUDIN

                                         

Urusetia                       : Pn. Nor Hafizah Binti Salehuddin

1 2	PERUTUSAN PENGERUSI 1.1.Pengerusi memulakan majlis dengan bacaan Al-Fatihah dan mengucapkan terima kasih diatas kehadiran para guru untuk sesi mesyuarat pada kali ini. MEMBENTANG DAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT 2.1.Dicadang untuk disahkan oleh Pn. Tharwat. 2.2.Disokong untuk pengesahan oleh En. Ahmad Tizamuden.
3	LAPORAN PEMANTAUAN PPDA OLEH PEJABAT PELAJARAN DAERAH GOMBAK 3.1.Penyelaras       3.1.1.Penilaian kendiri harus selaras dengan pemantauan PPD.       3.1.2.Penilaian peringkat negeri adalah pada 24 September 2013.       3.1.3.Sekolah perlu ada pelan lantai (seperti pelan kebakaran).       3.1.4.Sediakan item soal selidik untuk penilaian program.       3.1.5.Adakan surat pelantikan guru, pelantikan pengawas PPDa dan surat kebenaran ibu bapa.       3.1.6.Semasa penilaian peringkat negeri perlu ada:                3.1.6.1.Juruacara (pelajar)                3.1.6.2.Ucapan Pengetua                3.1.6.3.Tayangan video korporat                3.1.6.4.Ucapan wakil hakim (jika ada)                3.1.6.5.Penilaian lokasi dan fail oleh hakim (berlangsung serentak)                                                                                                   Tindakan : Penyelaras 3.2.Setiausaha      3.2.1.Perlu membuat persediaan mesyuarat yang lengkap.      3.2.2.Semasa penilaian, semua dokumen haruslah dikemaskini berdasarkan tahun semasa. Untuk fail induk, dokumen yang disimpan adalah dokumen 3 tahun ke belakang sahaja. Fail yang mengandungi lebih daripada 100 helai atau berketebalan lebih daripada 1 inci perlu ditutup dan dibuka fail baru yang sama.      3.2.3.Semua senarai AJK dan carta organisasi bagi induk, pelaksana dan pelajar perlu dikepilkan di dalam setiap fail putih induk.      3.2.4.Visi dan Misi PPDa di peringkat KPM dan juga sekolah perlu dikepilkan di dalam setiap fail putih induk.      3.2.5.Setiap minit mesyuarat perlu ada:               3.2.5.1.Bukti surat panggilan mesyuarat diterima beserta tandatangan.               3.2.5.2.Senarai kehadiran mesyuarat beserta tandatangan.               3.2.5.3.Rekod penyerahan minit kepada semua ahli mesyuarat beserta               tandatangan. 3.2.6.Perlu ada sekurang-kurangnya 4 minit mesyuarat didalam fail induk dan juga fail Elemen 4 selain pembentangan kertas kerja. 3.2.7.Salinan takwim dikepilkan di dalam fail. 3.2.8.Senarai pendek bilangan mesyuarat diadakan di dalam fail induk.                                                                                             Tindakan : S/U I dan S/U II 3.3.Elemen 1: Lokasi dan Susun Atur      3.3.1.Pemurnian setiap laporan stesen/segmen/projek-projek khas.      3.3.2.Aspek keselamatan perlu ada:               3.3.2.1.Pelan tapak kebakaran.               3.3.2.2.Direktori yang dibuat dalam kertas berwarna terang.                                                                                         Tindakan : Ketua induk, ketua stesen dan segmen 3.4.Elemen 2: Visi dan Misi      3.4.1.Penyebaran Visi dan Misi PPDa sewaktu perhimpunan direkodkan dalam laporan guru bertugas. Buku tersebut haruslah difotostat, highlight pada bahagian terlibat seterusnya dikepilkan dalam fail.                                                     Tindakan : Ketua induk dan guru bertugas harian      3.5.Elemen 3: Struktur Organisasi      3.5.1.Pembetulan tajuk carta organisasi kepada senarai AJK.      3.5.2.Senarai AJK perlu diletakkan nama beserta jawatan. Senarai dimulai dengan penasihat, pengerusi, timbalan pengerusi, naib pengerusi I, naib pengerusi II dan seterusnya.      3.5.3.Gambar boleh diletakkan sebagai nilai tambah dokumentasi.      3.5.4.Carta dan senarai AJK dalam saiz besar diletakkan pada papan info di pintu                    masuk sekolah.                                                                                                 Tindakan : Ketua induk 3.6.Elemen 4: Pengurusan Fail dan Dokumentasi       3.6.1.Analisis kajian dan laman blog perlu dimasukkan dalam fail induk.       3.6.2.Perlu ada cara-cara untuk mengenalpasti kes.      3.6.3.Rekod penglibatan kes perlu ada:              3.6.3.1.Cara-cara mengenalpasti.              3.6.3.2.Analisis kajian.              3.6.3.3.Susulan sesi kaunseling.              3.6.3.4.Rekod pemantauan kes.              3.6.3.5.Status statistik disahkan oleh pengetua.      3.6.4.Kajian tindakan boleh diadakan fail lain kerana mempunyai dokumen yang               banyak.      3.6.5.Borang B5 boleh dimasukkan ke dalam kajian tindakan.                                                                                                  Tindakan : Ketua induk 3.7.Elemen 5: Pengurusan Sudut dan Lorong      3.7.1.Keberkesanan bahan (rujuk kepada analisis borang soal selidik) perlu               disertakan sebagai bukti dalam dokumentasi.      3.7.2.Rekod lawatan boleh dihantar ke kelas-kelas untuk diisi.      3.7.3.Bukti penggunaan bahan perlu ada:               3.7.3.1.Gambar pelajar di lokasi.               3.7.3.2.Muka hadapan buku latihan.               3.7.3.3.Tajuk bahan.               3.7.3.4.Highlight isi yang diambil dari lokasi.                                                                                                  Tindakan : Ketua induk 3.8.Elemen 6: Perancangan dan Pelaksanaan      3.8.1.Kertas kerja pembangunan, pelan lokasi, AJK, rasional projek, soal selidik (sekurang-kurangnya 20 responden) dan analisis yang disahkan perlu diletakkan di dalam fail.      3.8.2.Takwim induk (SMKBI) dan juga takwim cabutan (PPDa SMKBI) perlu diletakkan di dalam fail.      3.8.3.Pematuhan takwim perlu ada:               3.8.3.1.Tarikh dirancang.               3.8.3.2.Tarikh dilaksana.               3.8.3.3.Justifikasi mengapa gagal dilaksanakan.      3.8.4.Jika terdapat program baru yang tiada di dalam takwim induk, boleh ditulis di dalam takwim tersebut dengan menggunakan pensel atau pen merah serta dinyatakan justifikasi di dalam pematuhan takwim.      3.8.5.Program yang wajib diadakan setiap tahun adalah:               3.8.5.1.Hari Anti Dadah Kebangsaan – 25 Februari               3.8.5.2.Hari Anti Dadah Antarabangsa – 19 September               3.8.5.3.Minggu Anti Dadah Sekolah & Minggu Anti Dadah Kebangsaan               3.8.5.4.SLAD               3.8.5.5.Ujian Urin                                   Tindakan : Ketua induk, penyelaras, ketua stesen & segmen 3.9.Elemen 7: Kemenjadian Murid      3.9.1.Peranan PPDA perlu mempunyai gambar mengikut huraian peranan.      3.9.2.Pengawas sebagai PRO memerlukan penglibatan pengawas PPDa di luar               kawasan sekolah contohnya semasa Karnival PPDa, lawatan penanda aras               dan lain-lain.      3.9.3.Perlu pengiktirafan daripada pihak luar sabagai contoh PPD.      3.9.4.Pelajar-pelajar yang terlibat dengan aktiviti boleh diberi sijil penghargaan               sebagai contoh 5 minit Anti Dadah.      3.9.5.Perlu ada surat pelantikan pengawas PPDa, surat kebenaran ibu bapa, watikah lantikan pengawas PPDa dan juga sijil pengiktirafan.                                                                                                  Tindakan : Ketua induk 3.10.Elemen 8: Kesan HALO      3.10.1.Impak sudut ke sekolah lain boleh didokumentasikan melalui gambar-gambar pengawas PPDa SMKBI ke sekolah lain sambil mengedarkan brochure PPDa.                                                                                                  Tindakan : Ketua induk 3.11.Elemen 9: Sumbangan Agensi Luar    3.11.1.Perincian penggunaan dana PPDa perlu diadakan serta disahkan oleh               pengetua.    3.11.2.Nama-nama syarikat yang telah difaks surat mohon sumbangan perlu               disenarai dan dimasukkan dalam fail putih.    3.11.3.Setiap helaian buku lejer perlu disahkan oleh pengetua.    3.11.4.Nombor rujukan surat perlu diperbetul,    3.11.5.Surat memohon sumbangan peralatan daripada Pustaka Rakyat perlu               dibuat.    3.11.6.Perlu mendapatkan pengiktirafan daripada PPD, AADK, Pibg dan               sebagainya.    3.11.7.Penyata Pibg perlu dilampirkan di dalam fail.    3.11.8.Sumbangan tunai perlu disertakan dengan gambar.                                                              Tindakan : Ketua induk dan bendahari PPDa 3.12.Lain-lain     3.12.1.Jika terdapat poster-poster terbaru, boleh dikemaskini pada sudut-sudut.     3.12.2.Elemen 3, 4 dan 5 menampung wajaran paling banyak semasa penilaian                iaitu 68 markah.     3.12.3.Dokumentasi projek khas perlu diadakan oleh semua ketua stesen dan                segmen. Segala yang didokumentasikan dalam fail perlu dimaujudkan                semasa pemantauan.     3.12.4.Segala tindakan pembetulan yang disenaraikan oleh PPD perlu dilaksana                dan dihantar pada 16 Julai 2013.     3.12.5.Pemantauan terakhir oleh pihak PPD sebelum penilaian sebenar adalah                pada 4 September 2013.     3.12.6.Penilaian Peringkat Negeri 2013 adalah pada 24 September 2013.                                                                                                     Tindakan : Makluman
5	UCAPAN PENANGGUHAN Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat. Mesyuarat disudahi dengan bacaan surah Al-Asr dan ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan  oleh,                                                                               Disemak  Oleh,

..........................................………...                                              ...........……........................

( Pn. Nor Hafizah Binti Salehuddin )                                             ( Pn. Norlilah Binti Ismail )

                  Setiausaha                                                                             Pengerusi